خدمات آموزش جهانی (World Education Services) اکنون با دانشگاه‌ها برای پذیرش مدارک الکترونیکی همکاری می‌کند. قبل از این، اگر شما قصد تأیید مدارک خود برای کانادا یا آمریکا را داشتید، WES برای صحت‌سنجی مدارک دو راه پیش روی شما می‌گذاشت:
۱- دانشگاه می‌توانست به درخواست شما، یک کپی از مدارک تأییدشده را مستقیماً به WES بفرستد.
۲- شخص می‌توانست کپی مدارک تأییدشده را به‌صورت پلمپ‌شده از دانشگاه دریافت کرده و خود آن را به آدرس WES پست کند.
اما این روزها WES روش سومی هم اضافه کرده است که همان ارسال الکترونیکی مدارک است یعنی دیگر لازم نیست مدارک را به‌صورت فیزیکی پست کنید بلکه دانشگاه شما می‌تواند از یک مسیر مطمئن، فایل مدارک را برای WES ارسال و تأیید کند.
به اشتراک گذاری مدارک با WES توسط مدارس، دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالی
برای دریافت تأییدیه WES دو مرحله آپلود مدارک داریم؛
۱- ثبت‌نام و آپلود مدارک در وب‌سایت WES توسط متقاضی (دانش‌آموخته) که آموزش‌های زیادی در مورد آن به فارسی وجود دارد، مثل این لینک (کلیک کنید).
۲- ارسال فایل مدارک توسط دانشگاه با هدف تأیید آن‌ها که در اینجا در مورد آن بحث خواهیم کرد.
سه روش اصلی وجود دارد که مؤسسات (دانشگاه‌ها) می‌توانند برای به اشتراک گذاشتن اسناد الکترونیکی با WES از آن‌ها استفاده کنند:
- بستر آنلاین (Online Platform)
- کانال‌های انتقال مستقیم (Direct Transmission Channels)
- پست الکترونیک یا ایمیل (که اکثر دانشگاه‌های ایران از این روش استفاده می‌کنند)
۱. بستر آنلاین
پلتفرم آنلاین یکی از راه‌ها برای اشتراک‌گذاری اسناد الکترونیکی با WES است. مؤسسه دانشگاهی که مدرک شما را صادر می‌کند ممکن است پلتفرم آنلاین خود را داشته باشد یا ممکن است از یک ارائه‌دهنده شخص ثالث استفاده کند. اسناد الکترونیکی به صورت PDF با امضای دیجیتال و تاییدشده صادر می‌شوند.
برخی از پلتفرم های آنلاینی که WES با آن‌ها کار می‌کند عبارتند از: igitary Core, My eQuals, MyCreds, Gradintelligence, National Student Clearinghouse, OpenCerts, Norwegian Diploma Registry, University of Birmingham, University College London
۲. کانال‌های انتقال مستقیم
WES با هزاران دانشگاه و ارائه‌دهنده شخص ثالث در سراسر جهان برای دریافت اسناد الکترونیکی از طریق کانال‌های تاییدشده همکاری می‌کند. این کانال‌های بسته و ایمن مؤسسات را قادر می‌سازد تا اسناد را مستقیماً به WES ارسال کنند.
WES دو گزینه برای تحویل سریع و ایمن اسناد ارائه می‌دهد: پروتکل انتقال فایل امن (SFTP) و رابط برنامه نویسی برنامه (API).
۳. پست الکترونیک (راه مرسوم در ایران)
WES می‌داند که همه نهادها به‌خصوص در ایران نمی‌توانند از دو روش قبلی استفاده کنند. بنابراین یک روش جایگزین نیز ارائه می‌کند یعنی دانشگاه شما می‌تواند نسخه الکترونیکی مدارک تحصیلی را به عنوان پیوستی ایمیل ارسال کند. در این صورت، مدارک باید از یک حساب ایمیل رسمی سازمانی (دانشگاهی) ارسال شوند.
در اینجا چند قانون برای ارسال اسناد ایمیل وجود دارد:
- WES باید بتواند ایمیل فرستنده را در وب‌سایت دانشگاه تأیید کند. پس مدارک باید از ایمیل رسمی دانشگاه (مانند ایمیل واحد دانش‌آموختگان) ارسال شود. اگر دانشگاه برای اولین بار این کار را انجام می‌دهد بهتر است لینکی از سایت دانشگاه که آدرس ایمیل در آن ذکر شده را در انتهای ایمیل بگذارد (بهتر است به نسخه انگلیسی سایت دانشگاه ارجاع داده شود.). البته پیشنهاد ما این است که مسئولین دانشگاه ابتدا فرم مشارکت دیجیتال را پر کنند (در ادامه توضیح داده شده است).
- فرستنده باید مجاز به ارسال سوابق تحصیلی باشد. به طور معمول، آموزش و بخش دانش‌آموختگان هر دانشگاه، نماینده‌ای برای این کار دارد.
- اسناد باید در قالب PDF ارسال شوند. اگر دانشگاهی مدرک انگلیسی صادر نمی‌کند، می‌تواند مدارک ترجمه‌شده را از متقاضی درخواست کند و همان‌ها را بعد از صحت‌صنجی برای WES ارسال نماید.
- ایمیل‌ها باید از مسیر امن ارسال شوند.
به نظر می‌رسد آدرس ایمیل برای ارسال مدارک مربوط به امور کانادا، contactca@wes.org باشد. متن ایمیل می‌تواند هر چیزی باشد اما باید چند نکته ذیل حتماً لحاظ شود.
- کد مرجع WES در ایمیل ذکر شود یا فرم تکمیل‌شده WES همراه مدارک پیوست شود (دانش‌آموخته یا دانشجو باید به دانشگاه ارائه دهد).
- همه مدارک متقاضی به‌صورت PDF با کیفیت، پیوست ایمیل باشد.
- نام و نام خانوادگی متقاضی در متن ایمیل و مدارک پیوست‌شده درست وارد شود (معمولاً طبق پاسپورت).
چگونه از دانشگاه خود بخواهم تا مدارک را برای WES تأیید کند؟
خوشبختانه در حال حاضر اکثر دانشگاه‌های کشور نسبت به روند تأیید مدارک برای WES آشنایی کامل دارند و شما بدون نیاز به حضور در دانشگاه و صرفاً با ارسال یک ایمیل با محتوای مشخص به دانشگاه، می‌توانید درخواست خود را ثبت کنید و دانشگاه بقیه کارها را انجام خواهد داد.
برای مثال دانشگاه فردوسی مشهد در اینجا (کلیک کنید)، مراحل را به‌صورت کامل توضیح داده است و تنها کافی است اطلاعات خواسته‌شده از جمله کد تأییدیه (WES REFERENCE NUMBER) را به ایمیل دانشگاه ارسال کنید.
دانشگاه صنعتی شریف نیز در اینجا (کلیک کنید) توضیحات کاملی در مورد فرآیند خود داده است. برای مثال دانشگاه صنعتی شریف، فرم ارسال مدارک (WES academic request form) را درخواست می‌کند. این فرم را متقاضی (دانش‌آموخته) بعد از اتمام مراحل درخواست و پرداخت در WES دریافت می‌کند.
مسئولین دانشگاه باید بدانند که هر فرد بیش از ۳۰۰ دلار کانادا برای ثبت‌نام در WES هزینه کرده است و هر مدرک فقط و فقط توسط آموزش دانشگاه صادرکننده می‌تواند تأیید شود. نکته دیگر آن‌که تأییدیه وس (WES) برای بسیاری از امور دانشگاهی، شغلی و مهاجرتی در کانادا ضروری و حیاتی است و نمی‌توان بدون آن از مدارک دانشگاهی ایران استفاده کرد. در ضمن در روش ایمیل، دانشگاه نیاز به هیچ فرآیند ثبت‌نام پیچیده‌ای ندارد، تنها کافی است یک ایمیل سازمانی داشته باشد تا بتواند فرم مشارکت دیجیتال را پر کند.
فرم مشارکت دیجیتال (Digital Partnership)
اگر دانشگاه شما برای اولین بار با فرآیند WES مواجه می‌شود، به مسئول مربوطه پیشنهاد دهید برای شروع از فرم همکاری دیجیتال (Digital Partnership) استفاده کند. در این فرم، یک بار برای همیشه یک شخص (یک ایمیل) به‌عنوان نماینده دانشگاه معرفی می‌شود و از آن پس، دانشگاه می‌تواند با همان ایمیل مدارک دانش‌آموختگان خود را ارسال کند. در ادامه، مراحل کار توضیح داده خواهد شد.
الف. ابتدا وارد فرم شوید: Start a Digital Partnership with WES
ب. سپس اطلاعات را وارد کنید. قسمت‌های ستاره‌دار اجباری هستند.
- نام دانشگاه
- کشور
- واحد مربوطه (آموزش، اداره دانش‌آموختگان و…)
- سمت نماینده دانشگاه (برای مثال کارشناس امور دانش‌آموختگان)
- تلفن
- ایمیل کاری یا سازمانی (اجباری)
- تکرار ایمیل کاری (اجباری)
- لینکی از سایت دانشگاه که سمت و ایمیل شما را نشان می‌دهد (اجباری نیست ولی بهتر است بگذارید.)
- نام نماینده (اجباری)
- نام خانوادگی نماینده
- نوع درخواست (که خود از قبل انتخاب شده است)
- کد ارجاع WES (که فعلاً ندارید و اجباری نیست)
- توضیحات بیش‌تر (در صورت تمایل)
ج. بعد از آن، کارشناس WES با شما (مسئول دانشگاه) مکاتبه خواهد کرد و اگر نقص یا ابهامی وجود نداشته باشد، ایمیل دانشگاهی شما (مسئول دانشگاه) برای تأیید مدارک به رسمیت شناخته می‌شود.
من به‌عنوان متقاضی (دانش‌آموخته) باید از کجا شروع کنم؟
سایت سفیرپیمنت در این لینک (کلیک کنید)، به‌صورت تصویری مراحل ثبت‌نام در WES و دریافت کد مرجع و فرم مذکور را توضیح داده است.
توجه داشته باشید که دانشگاه زمانی مدارک شما را تأیید می‌کند که دانشنامه را دریافت کرده باشید. برای مثال برای دانشگاه‌های دولتی حتماً باید لغو تعهد آموزش رایگان را انجام داده باشید در غیر این‌صورت دانشگاه مدارک شما را تأیید نخواهد کرد.